L'ONG INTERSOS recrute Assistant Administratif et Logistique/Staffs nationaux

AVIS DE RECRUTEMENT D'UN ASSISTANT ADMIN/LOGISTIQUE A YAOUNDE

Intitule du Poste :

Assistant Administratif et Logistique/Staffs nationaux

Rapport hiérarchique :

Admin Pays

Rapport Fonctionnel :

Chef de Mission//Logisticien Pays /Superviseur Hiérarchique et Technique

Coordonne avec :

Chargé des finances pays/Logisticien pays

Objectifs généraux du poste :

L'Assistant Financier et logistique travaille en étroite collaboration avec l'Admin Pays et Logisticien Pays pour permettre d'assurer une gestion adéquate de la base de la Yaoundé. Il/elle est appui l'Administratrice Pays et le coordinateur logistique.

Il /Elle est responsable du suivi quotidien de la gestion des questions d'ordre admin et log

Il/Elle permet d'assurer le respect des obligations légales pendant la mission.

Il/Elle assurer la fonction Financière et Logistique de la Base de Yaoundé.

Principales responsabilités et taches :

• Tenir et suivre la comptabilité de la base de Yaoundé ;
• Gérer la caisse de la base de Yaoundé ;
• Préparer les documents relatifs à la comptabilité ;
• Collecter auprès de l'équipe les prévisionnels des dépenses ;
• Clôturer la comptabilité : vérifier les livres de compte et les Factures ;
• Effectuer le payement des fournisseurs et prestataires dans le respect des procédures ;
• S'assurer que toutes les pièces justificatives sont conformes aux procédures ;
• Suivre les avances comptables et extracomptables auprès de l'équipe et les fournisseurs et s'assurer que leur justification soit bien effectuée ;
• Archiver les pièces comptables de la base en suivant les procédures d'archivage d'INTERSOS ;
• S'assurer du paiement périodique des charges fiscales ;
• S'assure d'un système bien conçu de classement des documents : tous les accords, contrats ;
• Maintient un contact régulier avec les autres ONG à propos des procédures administratives qu'elles ont mises en œuvre ;
• Exécute les opérations d'achats, sous la responsabilité du Coordonnateur Logistique : consultation des fournisseurs sur la base de la liste des fournisseurs agrées, préparation ou revue des demandes d'achat et d'appels d'offres, recherche des factures pro forma, préparation des analyses des offres, préparation des bons de commande ; préparation des contrats de consultants ;
• Facilite les réparations de maintenance de premier ordre et coordonne avec les réparateurs divers l'effectivité des réparations ainsi que leur livraison ;
• Prépare suivi les demandes d'exonération jusqu'à leur aboutissement
• Effectue et prépare les rapports d'inventaires trimestriels et annuels et prépare à l'attention du Coordonnateur Logistique les réconciliations avec les livres comptables ;
• Effectue la mise à jour régulière de la base de données de la Mission (gestion des inventaires, gestion des achats, etc.)
• À la demande du coordinateur logistique, représenter INTERSOS dans les réunions avec les autorités et d'autres ONG sur des questions relatives à la logistique ou de nature technique ;
• Assure l'approvisionnement en carburant, l'entretien et mouvements des véhicules ;
• Assurer la gestion du carburant et entretien du générateur électrique.

• Fait le suivi des commandes et des services et s'assure du bon respect des délais contractuels ;
• Tient le fichier de suivi des commandes et édite un état hebdomadaire de la situation des commandes ;
• Assure le suivi des achats et des livraisons auprès des fournisseurs et prépare des rapports mensuels d'achat ;
• Assure la bonne tenue des dossiers d'achats suivant les politiques en vigueur
• Assiste le Coordonnateur Logistique dans la gestion des listes de fournisseurs
• Fait le travail préparatoire pour le paiement des fournisseurs et contractants à réception des factures ;
• Assure la gestion et le suivi du paiement des factures récurrentes (eau, électricité, etc.)
• Transmettre les dossiers de paiement des fournisseurs et consultants à la comptabilité
• Prépare les envois de biens et fournitures et maintien à jour la liste des expéditions à jour dans une base de données ;
• Négocie avec les transporteurs, les transitaires et les fournisseurs dans le cadre des divers achats ;

Etudes

Brevet de Technicien supérieur ou DUT/ Licence en gestion comptable ou administration ou d'autres domaines connexes.

Expérience professionnelle

Expérience minimum 2 années dans la gestion administrative et financière, avec d'autres ONG. Une expérience dans le domaine de la logistique est souhaitable.

Qualités professionnelles requises

• Capacité éprouvée de faire face à de multiples tâches et à des conditions de travail exigeantes qui ont souvent des délais courts ;
• Possibilité de réflexion analytique et créative pour des solutions rapides
• Possibilité de produire des résultats de haute qualité avec des résultats souhaitables
• Haute connaissance informatique : traitement de texte Word, tableur Excel,
• Capable de mettre en place et gérer un système de classement physique et électronique ;

Langues

Français, langue locale, Anglais sera un atout.

Qualités personnelles requises

Mûr, poli et analytique ;

Excellente communication et fortes compétences interpersonnelles

Empathie et enthousiasme, excellentes compétences en équipe

Forte motivation

Honnête et responsable

Capacité de travailler su pression

Capacité à travailler en manière autonome