HOD CONSULTING - DESCRIPTION DE POSTE
Titre : Assistante de Direction
Niveau du poste : agent de maîtrise
Fonction: Direction Générale HOD SARL
Localisation : Douala
Reporte au : Directeur Général
Date : 20 juillet 2018
But de l'emploi : (Briefing)
Assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur,...) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (prospection et suivi de la clientèle, organisation des conférences ou séminaires, comptabilité et gestion financière de l'organisation, suivi des fournisseurs de l'entreprise…).
Résultats clés attendus
Performance
- Faire respecter le planning des activités de la direction.
- Tenir la comptabilité de l'organisation en respectant les règles requises pour les différentes obligations (paiements fournisseurs, salaires, loyers, frais généraux etc.)
- Exécuter les ventes des solutions efficientes pour les clients.
- Faire le compte-rendu des réunions de l'organisation auxquelles il ou elle participera.
- S'assure du suivi de la communication sur le site internet et les réseaux sociaux.
Planification
- Contribuer aux activités de planification des prospections et d'établissement des tournées de prospections et de vente.
- Planifier les activités proactives de support pour les commerciaux de la direction.
- Prévoir les visites ou réunions de la direction et l'organisation
Gestion
- Faire les prévisions mensuelles des dépenses récurrentes ou incompressibles de l'organisation.
- Prévoir les paiements de toutes les charges et les comptabiliser.
- S'assurer de la propreté et de la bonne présentation des bureaux ainsi que des équipements concourant à la réussite professionnelle (électricité, internet, ordinateur, bureaux, matériels roulants…).
- Coordonner avec l'équipe support les interventions chez les clients.
- Coordonner la conduite et l'exécution des commandes des clients.
Niveaux décisionnels :
Premier : Décision finale prendre le leadership, responsable devant la direction.
Partagé : Décisions prises conjointement avec les pairs sur une base collective.
Contributoire : Contribue grandement à une décision ou un jugement de politique atteint par d'autres.
Compétences clés :
- Organiser le planning d'un responsable et de ses collaborateurs.
- Rédiger des supports de communication interne (rapports, compte rendus, notes, classement et archivage...)
- Concevoir un tableau de bord de gestion financière.
- Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
- Suivre les conditions d'exécution d'un contrat.
- Accueillir, prospecter et gérer une clientèle.
- Organiser des déplacements professionnels.
- Préparer et organiser les réunions.
Niveau éducationnel :
Minimum BAC +2 (Comptabilité)
Français : Courant
Anglais : Avancé
Expérience professionnelle :
- 3 à 5 ans au moins d'expérience professionnelle
- Bonne capacité de planification des activités (réunions internes, visites clientèles, visites administratives)
- Maîtrise de la gestion financière d'une PME.
Dimensions
Impact de la position :
- Organisation : Amélioration de l'efficacité et de l'efficience de l'organisation grâce à une meilleure visibilité administrative.
- Finance : Maîtrise des coûts et optimisation des dépenses commerciales, des frais généraux et des investissements.
- Commercial : Augmentation du portefeuille clients grâce aux acquisitions permanentes de nouveaux clients ;
Impact sur les clients : Internel & Externe
Nous attendons un CV et une lettre de motivation des postulants à l'adresse recruitement@hodconsulting.net
